Verslui augant, keičiasi ne tik pardavimo apimtis ar darbuotojų skaičius. Daugėja klientų, užsakymų, dokumentų, atsiskaitymų, vidinių užduočių ir sprendimų, kuriuos reikia priimti remiantis tikslia informacija. Tai, kas nedidelėje įmonėje dar gali būti valdoma keliomis atskiromis programomis ar skaičiuoklėmis, ilgainiui tampa vis sunkiau kontroliuojama. Todėl svarbia užduotimi tampa ne dar vienos programos pasirinkimas, o skirtingų procesų sujungimas į bendrą sistemą.
Kai atskiros programos pradeda trukdyti
Įmonės dažnai pradeda nuo atskirų įrankių skirtingoms funkcijoms. Vienoje sistemoje tvarkoma apskaita, kitoje stebimi pardavimai, trečioje fiksuojamos užduotys, o dalis informacijos lieka elektroniniuose laiškuose ar lentelėse. Kol duomenų nėra daug, toks modelis gali atrodyti pakankamas.
Problemos išryškėja verslui plečiantis. Darbuotojams tenka tą pačią informaciją įvesti kelis kartus, ieškoti naujausios dokumento versijos ar tikrinti duomenis skirtinguose šaltiniuose. Kuo daugiau rankinio darbo, tuo didesnė klaidų, informacijos dubliavimo ir vėlavimo rizika.
Procesus sujungus vienoje aplinkoje, pardavimo, pirkimo, sandėlio, finansų ir kitus duomenis galima vertinti kaip bendro verslo proceso dalis. Pavyzdžiui, pardavimo komanda gali matyti aktualius prekių likučius, o finansų informaciją atsakingi darbuotojai gali stebėti kartu su kitais veiklos rodikliais.
Automatizavimas prasideda nuo pasikartojančių darbų
Augančiai organizacijai ypač svarbu įvertinti, kiek darbuotojų laiko skiriama veiksmams, kurie kiekvieną dieną kartojasi. Sąskaitų rengimas, mokėjimo terminų stebėjimas, ataskaitų formavimas ar periodinių veiksmų kontrolė atskirai gali užimti nedaug laiko, tačiau per mėnesį susidaro nemažas administracinio darbo kiekis.
Dalis šių užduočių gali būti automatizuota. „Monet“ sistemoje numatytos galimybės automatiškai generuoti sąskaitas, stebėti mokėjimų terminus, rengti ataskaitas ir administruoti periodinius mokėjimus. Tokiu būdu darbuotojams lieka daugiau laiko veiklai, kuriai reikalingas vertinimas, bendravimas su klientais ar sprendimų priėmimas.
Automatizavimas taip pat svarbus dėl procesų nuoseklumo. Kai tam tikras veiksmas atliekamas pagal nustatytą tvarką, mažiau priklausoma nuo to, ar konkretus darbuotojas prisiminė atlikti užduotį tinkamu metu.
Viena informacija – skirtingiems sprendimams
Augant verslui vadovams reikia vis išsamesnio veiklos vaizdo. Nebepakanka žinoti vien bendrą pardavimo sumą ar sąskaitoje esančių lėšų kiekį. Reikia vertinti pajamas, išlaidas, pelningumą, skolas, pinigų srautus, klientus ir kitus rodiklius.
Todėl verslo valdymo sprendimai tampa naudingi ne vien apskaitai ar administravimui. Centralizuoti duomenys gali padėti greičiau pastebėti, kurie produktai ar paslaugos yra pelningesni, kokie klientai sukuria didžiausią apyvartą ir kuriose srityse atsiranda galimybių efektyviau valdyti sąnaudas. „Monet“ leidžia stebėti finansinius ir veiklos duomenis bei juos analizuoti naudojantis ataskaitomis.
Svarbu ir tai, kad vienoje sistemoje dirbantys skirtingų funkcijų darbuotojai remiasi tais pačiais duomenimis. Taip sumažėja situacijų, kai keli padaliniai tą patį rodiklį supranta skirtingai vien todėl, kad naudojasi nevienodais informacijos šaltiniais.
Sistema turi augti kartu su įmone
Verslo poreikiai nėra pastovūs. Įmonė gali pradėti nuo kelių darbuotojų ir nesudėtingų procesų, tačiau vėliau atsiranda daugiau klientų, padalinių ar net atskirų bendrovių. Dėl to svarbu rinktis sprendimą, kurio nereikėtų keisti vos tik veikla pasiektų kitą etapą.
Modulinė sistema leidžia pradžioje naudotis aktualiausiomis funkcijomis, o vėliau galimybes plėsti. „Monet“ taip pat gali būti integruojama su kitomis sistemomis per API, kad duomenys galėtų judėti abiem kryptimis. Vienoje sistemoje galima apskaityti ir kelias įmones, todėl augimas nebūtinai reiškia būtinybę iš naujo kurti visą technologinę infrastruktūrą.
Debesijos principu veikianti sistema suteikia ir daugiau lankstumo darbo vietai. Informacija gali būti pasiekiama ten, kur yra interneto ryšys, todėl darbuotojai nėra susieti su vienu kompiuteriu ar biuru. Programinės įrangos atnaujinimai atliekami centralizuotai, o prieigos teisės gali būti valdomos atsižvelgiant į darbuotojų funkcijas.
Svarbiausia – ne funkcijų skaičius, o procesų vientisumas
Renkantis verslo sistemą lengva susitelkti į atskirų funkcijų sąrašą. Vis dėlto augančiai įmonei ne mažiau svarbu tai, kaip šios funkcijos veikia kartu. Pardavimas, pirkimas, apskaita, sandėlio kontrolė, klientų aptarnavimas ir ataskaitos nėra izoliuotos veiklos – informacija nuolat juda tarp jų.
Kai šis judėjimas vyksta sklandžiai, mažėja rankinio darbo, darbuotojai greičiau gauna reikalingus duomenis, o vadovai gali matyti bendresnį organizacijos vaizdą. Tokia sistema tampa ne vien kasdienių užduočių atlikimo priemone, bet ir infrastruktūra, kuri padeda išlaikyti tvarką verslui plečiantis.
Augimo etape technologijų vertę todėl verta matuoti ne programų skaičiumi, o tuo, kiek aiškiau jos leidžia valdyti visą įmonę. Kuo mažiau atskirų informacijos salų ir nereikalingo duomenų perkėlimo, tuo lengviau komandai susitelkti į klientus, veiklos rezultatą ir tolesnius verslo tikslus.
