Transporto įmonėje vienu metu vyksta daugybė tarpusavyje susijusių procesų. Vadybininkai priima užsakymus, planuojami reisai, vairuotojai vykdo užduotis, administracija tvarko dokumentus, o finansų specialistai vertina pajamas ir išlaidas. Kai kiekvienas skyrius informaciją saugo atskirose lentelėse, elektroniniuose laiškuose ar skirtingose programose, ilgainiui atsiranda problema: visi dirba su tais pačiais užsakymais, tačiau mato nevienodus duomenis.
Tas pats užsakymas gali turėti kelias versijas
Paprasčiausia situacija – pasikeitęs pristatymo laikas ar adresas. Vadybininkas informaciją gauna telefonu ir atnaujina savo lentelę, tačiau vairuotojas vis dar turi ankstesnę užduoties versiją. Finansų skyrius savo ruožtu gali nežinoti apie papildomas išlaidas, atsiradusias pakeitus maršrutą.
Kuo daugiau žmonių dalyvauja procese, tuo sudėtingiau užtikrinti, kad kiekvienas jų turėtų naujausius duomenis. Rankinis informacijos perdavimas telefonu ar elektroniniu paštu ne tik užima laiko, bet ir didina nesusikalbėjimo bei klaidų tikimybę.
Bendra sistema šią problemą mažina, nes atnaujinti duomenys tampa matomi prisijungusiems vartotojams realiuoju laiku. „Terra Logistics“ veikia naršyklės pagrindu, todėl informacija gali būti pasiekiama iš skirtingų įrenginių, atsižvelgiant į vartotojui suteiktas teises.
Vadybininko ir vairuotojo informacija turi sutapti
Transporto veikloje ypač svarbus sklandus ryšys tarp biuro ir vairuotojų. Jei vairuotojas informaciją apie krovinį, maršrutą ar užduoties pakeitimus gauna pavėluotai, net nedidelis komunikacijos sutrikimas gali paveikti visą reisą.
Tam gali būti naudojama mobilioji programėlė, per kurią vairuotojui perduodamos užduotys, navigacijos informacija, duomenys apie krovinius ir suplanuotus maršrutus. Taip informacija iš bendros sistemos pasiekia ir darbuotojus, kurie didžiąją darbo laiko dalį praleidžia ne biure.
Toks modelis sumažina poreikį svarbius pakeitimus perduoti keliais skirtingais kanalais ir padeda išlaikyti aiškesnį ryšį tarp planuojančių bei užduotis vykdančių darbuotojų.
Užsakymo pelningumas paaiškėja tik sujungus duomenis
Skirtingos informacijos versijos veikia ne tik kasdienę komunikaciją. Jos taip pat apsunkina finansinių rezultatų vertinimą. Pardavimo ar transporto vadybininkas gali matyti užsakymo kainą, tačiau tai dar neparodo, kiek įmonė iš konkretaus reiso iš tikrųjų uždirbo.
Norint įvertinti rezultatą, reikia susieti pajamas su patirtomis transportavimo išlaidomis ir kitais užsakymo duomenimis. Tam naudinga transporto valdymo sistema, apimanti procesą nuo kliento užklausos ar užsakymo iki reiso vykdymo, sąskaitų administravimo ir finansinės analizės. Vienoje aplinkoje sukaupti duomenys leidžia vertinti planuojamą bei faktinį užsakymų pelningumą.
Kai finansinė informacija susiejama su operaciniais duomenimis, vadovams nebereikia bendro vaizdo kurti rankiniu būdu iš kelių ataskaitų ar skirtingų darbuotojų pateikiamų skaičių.
Informacijos dubliavimas kainuoja darbuotojų laiką
Atskiros sistemos dažnai reiškia, kad tą patį veiksmą tenka atlikti kelis kartus. Užsakymo duomenys pirmiausia įvedami vadybininko lentelėje, vėliau perkeliami į kitą programą, o galiausiai dalis informacijos dar kartą suvedama ruošiant sąskaitą.
Integracijos leidžia sumažinti tokį duomenų dubliavimą. „Terra Logistics“ gali keistis duomenimis su kitomis įmonėje naudojamomis sistemomis, įskaitant apskaitos programas. Integravus sistemas, tą pačią informaciją gali pakakti įvesti vieną kartą, o duomenys greičiau perduodami kitiems darbuotojams ar skyriams.
Tai svarbu ne tik dėl sutaupytų minučių. Kiekvienas papildomas rankinis duomenų perrašymas yra dar viena vieta, kurioje gali atsirasti klaida.
Vadovui reikia visos įmonės vaizdo
Kai informacija išskaidyta, darbuotojas dažniausiai gerai mato tik savo darbo dalį. Vadybininkas žino užsakymų būklę, transporto specialistas – automobilių užimtumą, o finansų darbuotojas – sąskaitas. Vadovui tenka šiuos fragmentus sujungti pačiam.
Centralizuotoje sistemoje galima kaupti užsakymų, reisų, klientų, sąskaitų, transporto, dokumentų bei kitų procesų informaciją ir naudotis analitikos bei ataskaitų funkcijomis. Vartotojų prieigos gali būti pritaikomos pagal jų pareigas, todėl darbuotojams nebūtina matyti visos įmonės informacijos – pakanka tos, kuri reikalinga jų darbui.
Viena sistema nereiškia, kad visi turi matyti viską
Bendra informacinė aplinka nėra tas pats, kas neribota prieiga prie visų duomenų. Svarbu, kad kiekvienas darbuotojas matytų jam aktualią ir patikimą informaciją, o skirtingų skyrių naudojami duomenys būtų tarpusavyje susieti.
Transporto versle tai ypač reikšminga, nes vieno užsakymo informacija keliauja per daugelį etapų – nuo kliento užklausos ir planavimo iki krovinio pristatymo, dokumentų tvarkymo bei finansinio rezultato įvertinimo.
Kai šie etapai valdomi atskirai, įmonėje lengvai atsiranda kelios skirtingos to paties įvykio versijos. Kai duomenys kaupiami bendroje aplinkoje ir atnaujinami realiuoju laiku, darbuotojai gali remtis tuo pačiu informacijos šaltiniu. Tai padeda sumažinti nesusikalbėjimą, pasikartojantį darbą ir situacijas, kai svarbus sprendimas priimamas pagal jau pasenusius duomenis.
